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Privacy e dati dei clienti
Per quanto tempo conserviamo i dati delle chiamate, le scelte che spettano a te e come rispondi a un cliente che chiede i suoi dati.
Apri «Privacy» dal menu, nella sezione «Account». Le schede sono «Conservazione», «Le tue scelte», «Richieste» e «Documenti».
Chi può modificare
Solo il titolare dell'account può cambiare la conservazione e le scelte, cancellare dati e firmare il contratto. Gli altri possono consultare, e i collaboratori anche esportare. Chi può fare cosa
Conservazione
In «Quanto conserviamo» scegli per quanti giorni teniamo ogni tipo di dato. Passati questi giorni, i dati si cancellano da soli: la cancellazione avviene ogni notte.
| Dato | Consigliato | Puoi scegliere |
|---|---|---|
| Audio delle chiamate | 30 giorni | da 1 a 90 giorni |
| Trascrizioni | 90 giorni | da 1 a 365 giorni |
| Riassunti e storico chiamate | 365 giorni | da 30 a 1095 giorni |
| Messaggi WhatsApp | 365 giorni | da 7 a 730 giorni |
Meno tieni, meno devi proteggere. Le fatture restano 10 anni per legge e non dipendono da questi giorni.
Ogni cambio resta scritto in «Cosa hai cambiato finora», con chi l'ha fatto e quando.
Le tue scelte
Sono decisioni che spettano a te, come titolare dei dati dei tuoi clienti:
- «Registrare l'audio delle chiamate»: spenta, nessun audio viene salvato e la segretaria non annuncia più la registrazione;
- «Conservare la trascrizione parola per parola»: spenta, resta solo il riassunto della chiamata;
- «Permettere all'assistente di raccogliere informazioni sulla salute»: per studi medici, fisioterapisti, veterinari e simili. Spenta, la segretaria non chiede nulla sulla salute e non annota quello che il cliente racconta da solo.
Per salvare un cambio scrivi CONFERMO nel campo che compare. Ricevi un'email con le conseguenze e il cambio resta nello storico. Vale dalla prossima chiamata.
Altre due scelte si impostano nella segretaria: riconoscere il cliente dal numero nelle chiamate successive e ricordargli ordini e richieste precedenti. Le trovi con «Apri la tua segretaria».
Un cliente chiede i suoi dati
Un cliente ha diritto di sapere cosa conservi su di lui, di riceverlo in un file e di farlo cancellare. Devi rispondere entro 30 giorni dalla richiesta.
- Apri la scheda «Richieste».
- In «Numero di telefono» scrivi il numero del cliente, con +39, e premi «Cerca».
- Vedi chiamate, lead, contatti e messaggi collegati a quel numero.
Da qui puoi:
- «Esporta tutto (JSON)»: scarichi un file con tutti i suoi dati, da mandare al cliente;
- «Cancella tutto per questo numero»: per confermare scrivi CANCELLA, poi premi «Cancella definitivamente». La cancellazione non si può annullare. I conteggi dei consumi restano, ma senza il numero.
Se leggi «Nessun dato per questo numero», puoi rispondere al cliente che non conservi nulla su di lui.
Informativa per chi chiama
Chi chiama deve poter leggere un'informativa completa. Nella scheda «Documenti» trovi il «Link informativa»: mettilo sul tuo sito e su un cartello in negozio, con il QR. Il testo si aggiorna da solo quando cambi i giorni di conservazione.
Contratto sul trattamento dei dati
Tu sei il titolare del trattamento dei dati dei tuoi clienti, noi il responsabile. Il «Contratto di responsabile (DPA)» è il contratto con cui ci autorizzi a trattarli per tuo conto.
- Nella scheda «Documenti» controlla i dati della tua attività: ragione sociale, partita IVA, sede, chi firma e l'email a cui mandare la copia.
- Leggi il contratto con «Leggi il DPA».
- Spunta «Ho letto il contratto e lo accetto per conto di…», con il nome della tua attività, e scrivi ACCETTO.
La firma vale come firma elettronica. Ti mandiamo subito la copia in PDF, e resta scaricabile con «Scarica la copia (PDF)». Se hai dubbi sul contratto, chiedi al tuo consulente prima di firmare.
La segretaria dice di essere un'intelligenza artificiale
All'inizio di ogni chiamata la segretaria dice a voce che è un'intelligenza artificiale e, se la registrazione è attiva, che la chiamata è registrata. La prima parte non si può spegnere: è un obbligo di legge a carico nostro.