Orari e risposte

Quando risponde la segretaria e cosa dice nei vari casi: aperto, chiuso, in pausa pranzo, in ferie.

Apri «Orari e risposte» dal menu. Se hai più segretarie, scegli prima quella da modificare nel selettore «Segretaria». Le schede sono «Adesso», «Orari e chiusure», «Risposte», «Menu a tasti» e «Deviazione».

Adesso

Ti mostra cosa sente un cliente se chiama in questo momento, nel riquadro «Cosa dice se squilla adesso». In «Com'è impostato» trovi il riepilogo: segretaria, stato, piano, tasti del menu e numero di deviazione.

Orari e chiusure

Quando sei aperto

1. Per ogni giorno della settimana scrivi l'orario di apertura e di chiusura, oppure spunta «Chiuso».
2. Se fai la pausa pranzo, indica quando inizia e quando finisce.
3. Salva.

Nell'anteprima «Come lo dice al cliente» leggi come la segretaria comunicherà gli orari.

Quando sei chiuso per ferie

1. In «Quando sei chiuso per ferie» scrivi il «Motivo», per esempio «Ferie estive».
2. Scegli le date dal giorno al giorno. La data di fine non può essere prima di quella di inizio.
3. Premi «Aggiungi».

Per togliere una chiusura, eliminala dall'elenco e conferma.

Risposte

Qui decidi cosa dice la segretaria in quattro situazioni:

• Aperto: la chiamata arriva in orario di apertura, per esempio perché eri occupato e non hai risposto.
• Chiuso: fuori orario.
• Pausa pranzo.
• Ferie: durante una chiusura straordinaria.

Per ognuna scrivi il saluto (fino a 1000 caratteri) e scegli se attivare:

• «Conversa col cliente»: la segretaria parla con il cliente, risponde alle domande e capisce cosa vuole;
• «Raccogli il contatto»: la segretaria prende i dati per farti richiamare.

Attenzione

Senza «Conversa col cliente» la segretaria legge solo il messaggio e chiude la chiamata.

La data di rientro dalle ferie

Nel saluto delle ferie puoi scrivere {fine_ferie}: al telefono diventa la data in cui riapri. Per esempio: «Siamo in ferie, riapriamo il {fine_ferie}».

Menu a tasti

Il messaggio «premi 1, premi 2» per smistare le chiamate. Ha una pagina dedicata: Menu a tasti.

Deviazione

Ti spiega come far arrivare le chiamate alla segretaria: il tuo numero resta quello di sempre e, quando non rispondi, la chiamata passa a Centra. In «Dove deviare» vedi il numero della segretaria; sotto trovi la stessa spiegazione della pagina «Numero», con i codici per il cellulare, cosa chiedere per il fisso o il centralino, la prova e la guida passo passo. Tutti i dettagli in Numero e deviazione.