Cosa sa

Le risposte, i documenti e le regole da cui la segretaria impara. Più è preciso quello che scrivi qui, più sono precise le sue risposte al telefono.

Apri «Cosa sa» dal menu. Trovi le schede «FAQ», «Documenti», «Avvisi», «Istruzioni» e, se il piano lo include, «Collegamenti».

FAQ: cosa risponde

Le domande più frequenti e la risposta esatta che deve dare. Per partire ne servono almeno tre: orari, indirizzo e prezzi sono un buon inizio.

1. Scrivi la «Domanda» (fino a 280 caratteri), come la farebbe un cliente al telefono.
2. Scrivi la «Risposta» (fino a 2000 caratteri), come vuoi che la dica la segretaria.
3. Premi «Aggiungi».

Nel riquadro «Cosa chiedono i clienti» trovi le domande che i clienti hanno fatto davvero al telefono. Usale per scrivere nuove FAQ. Quelle che non ti interessano le togli con «Ignora».

Documenti: cosa legge

Listini, menu, regolamenti: la segretaria li legge e ne usa il contenuto per rispondere. I documenti sono inclusi nel piano Annuale.

Hai due modi per aggiungerli.

• «Carica un file»: PDF, Word (doc, docx), Excel (xls, xlsx), CSV, testo (txt, md). Fino a 10 MB per file.
• «Scrivi una nota»: scrivi direttamente il testo in «Cosa deve sapere» (fino a 20.000 caratteri) e dagli un nome in «Come si chiama».

Dopo il caricamento leggi «Documento aggiunto: lo sto indicizzando, sarà pronto a breve.» Da quel momento la segretaria impara il contenuto. Il numero di documenti e lo spazio totale dipendono dal piano.

Documenti scansionati

Un file fatto di pagine scansionate, come la foto di un menu o un PDF uscito dallo scanner, potrebbe non essere letto. In quel caso compare «Questo file è fatto di pagine scansionate e la lettura automatica non è attiva.» Riscrivi il contenuto con «Scrivi una nota».

Avvisi: cosa annuncia

Comunicazioni a tempo: uno sconto, un evento, una chiusura straordinaria. Scadono da sole.

Compila «Titolo», «Testo dell'avviso», «Attivo dal» e «Fino al». Nel periodo indicato la segretaria ne parla ai clienti; dopo la data di fine smette.

Istruzioni: come si comporta

Regole del tipo «quando succede questo, fai così». In «Situazione» descrivi il caso, in «Come comportarsi» cosa deve fare.

Per esempio, in «Situazione» scrivi «Un cliente chiede una torta per più di 30 persone». In «Come comportarsi» scrivi «Prendi nome, data e numero di persone e digli che lo richiamiamo entro il giorno dopo».

Collegamenti: dove guarda

Se il piano lo include, la segretaria può consultare un sistema esterno, per esempio il tuo gestionale. Serve una configurazione tecnica: scrivici dall'Assistenza e la facciamo insieme.