Avvisi su WhatsApp

Quando la segretaria raccoglie una richiesta, ti arriva un messaggio su WhatsApp con chi ha chiamato e cosa voleva. Qui scegli dove riceverlo e cosa c'è scritto.

Apri «WhatsApp» dal menu, nella sezione «Configurazione». Le schede sono «Dove li ricevi», «Cosa ti arriva» e «I tuoi eventi».

Niente da configurare su WhatsApp

Il canale da cui partono i messaggi lo gestiamo noi: non devi registrare account né copiare codici. I costi sono già compresi nell'abbonamento. Tu indichi solo il numero su cui ricevere gli avvisi.

Dove li ricevi

1. In «Numero WhatsApp» scrivi il tuo numero con il prefisso del paese, per l'Italia +39. Per esempio: +393331234567.
2. Salva. Leggi «Numero WhatsApp aggiornato.»
3. Premi «Invia un messaggio di prova» e controlla che il messaggio arrivi su WhatsApp.

Se togli il numero non ricevi più avvisi.

Più persone da avvisare

Con il piano Business gli avvisi possono andare a più numeri, per esempio il tuo e quello di chi sta in laboratorio. Ognuno riceve solo quello che gli serve.

1. In fondo all'elenco dei numeri trovi «Collega un altro numero».
2. Scrivi il «Numero WhatsApp» e, se vuoi, un'«Etichetta (facoltativa)», per esempio «Laboratorio».
3. Scegli cosa riceve: «Riceve tutti gli avvisi», alcune delle tue tipologie, oppure «Oppure scegli i singoli avvisi».
4. Premi «Collega».

Uno dei numeri è segnato come «Principale». Con «Scollega» togli un numero. Quanti numeri puoi collegare dipende dal piano.

Cosa ti arriva

Sono i messaggi che ricevi tu, non il cliente. Gli avvisi principali sono:

• «Nuovo contatto / chiamata persa»: chi ha chiamato, il suo telefono e cosa chiedeva;
• «Nuovo ordine»: chi ha ordinato e cosa.

A questi si aggiungono gli avvisi dei tasti del menu a tasti e dei tuoi eventi.

Per ogni avviso scegli uno di tre modi:

• «Testo standard»: lo scriviamo noi, va bene così;
• «Il mio testo»: lo scrivi tu;
• «Non avvisarmi»: per questo avviso non ricevi niente.

Scrivere il tuo testo

1. Scegli «Il mio testo».
2. Scrivi il messaggio, fino a 1000 caratteri. Puoi inserire i dati della chiamata: nome dell'attività, nome del cliente, telefono, richiesta, ordine, messaggio, data e ora, categoria.
3. In «Cosa deve chiedere in più» aggiungi, se vuoi, fino a 8 informazioni che la segretaria deve chiedere al cliente.
4. Guarda l'anteprima «Come ti arriva», poi premi «Salva».
5. Con «Provalo su WhatsApp» ricevi subito un esempio.

Per tornare al testo standard premi «Cancella il mio testo». Il numero di avvisi scritti da te dipende dal piano.

Le tue tipologie

Con il piano Business, in «Dove li ricevi» trovi anche «Le tue tipologie». Le tipologie raggruppano gli avvisi, per esempio «Ordini» o «Reclami», e le dai come etichetta ai numeri: gli ordini a chi prepara, i reclami a chi risponde. Puoi crearne fino a 20.

I tuoi eventi

Gli eventi sono le situazioni per cui vuoi un avviso apposta, oltre a quelli di base. Per esempio: «un cliente chiede una consegna a domicilio».

1. Apri la sezione «Nuovo evento».
2. In «Come si chiama» dai un nome all'evento, per esempio «Richiesta preventivo».
3. In «Quando deve scattare» descrivi a parole la situazione.
4. Indica i dati che la segretaria deve chiedere, fino a 8. Con il piano Business scegli anche in quale tipologia va l'avviso.
5. Premi «Aggiungi». Leggi «Evento creato: da adesso l'agente lo riconosce in chiamata.»

Il numero di eventi dipende dal piano.

Se i messaggi non arrivano

• Controlla il numero: deve iniziare con il prefisso, per esempio +39.
• Premi «Invia un messaggio di prova».
• Se leggi che il canale WhatsApp non è ancora attivo, scrivici dall'Assistenza.